UMA

Archivierung ist gesetzliche Pflicht! Verstöße dagegen sind eine Straftat!
Achten Sie darauf, seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht nach GoBD kein Kavaliersdelikte mehr: Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.

Das heißt konkret:
Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS unverzüglich gehandelt werden!

Weitere Informationen erhalten Sie in unserem GoBD-Flyer: Download

E-Mail-Daten zuverlässig aufbewahren

Sicher archivieren Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass, auch bei einer strukturierten Ablage, ein Informationschaos entsteht. Mail-Server stoßen an ihre Grenzen und verlieren somit an Performance. Auch die Lizenz- und Speicher-Kosten steigen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen. Aus diesen Gründen haben wir das Unified Mail Archive (UMA) entwickelt, das alle Anforderungen abdeckt: Entlastung von Mail-Servern, einfaches Dokumentenmanagement von E-Mails und die gesetzeskonforme Archivierung. Überzeugen Sie sich selbst und laden Sie jetzt die kostenlose Testversion.

 

E-Mails gehören zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Geschäftsleben und stellen wertvolle Datenbestände dar, die gesetzlichen Anforderungen unterliegen und langfristig archiviert werden müssen. Ein E-Mail-Verlust führt oft zu hohen Schäden.

 

Funktionen für Unternehmen

Funktionen für Admins 

Funktionen für Anwender

 

Schutz vor Datenverlust

Bewahren Sie alle E-Mails zentral, sicher und langfristig auf, denn UMA ermöglicht die 100-prozentig revisionssichere Archivierung aller E-Mails für beliebig lange Zeiträume.

Schutz vor Manipulation und Löschung von E-Mails

Anwender sind nicht in der Lage, die E-Mail-Archivierung von UMA zu manipulieren. Auch vorsätzlich gelöschte E-Mails gehören damit der Vergangenheit an.

Produktivitätssteigerung

Machen Sie E-Mails als Wissensbasis für Mitarbeiter nutzbar und sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter nicht mehr unnötig viel Zeit beim Aussortieren von unnützen E-Mails verlieren.

Sicher, schnell und nicht zum Mitlesen

Extrem sicher und schnell im Zugriff und kein Mitlesen abgelegter Datenbestände durch externe Diensteanbieter.

Vollautomatischer Betrieb mit niedrigen Kosten

Die E-Mails werden automatisch archiviert. Ein vollautomatischer und einfacher Betrieb mit niedrigen und fest kalkulierbaren Kosten wird mit UMA ermöglicht.

Vier-Augen-Prinzip nach Datenschutzbestimmungen

UMA kann auch mit einem Supervisor-Mode im Vier-Augen-Prinzip nach den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen genutzt werden.

Der Unterschied: Revisionssicher

Die Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln sorgt dafür, dass zu jeder Zeit die Manipulation der Daten nachweislich ausgeschlossen ist. Mittels einer kryptographischen Signatur wird so die Beweiswerterhaltung der Dokumente und E-Mails laufend gesichert.

 

Archivierung beliebiger Mail-Server

Kompatibel mit gängigen Mail-Servern wie Microsoft Exchange®, Hosted Exchange-Postfächern, Tobit®, etc. sowie für alle IMAP, SMTP und POP3-kompatiblen Mail-Server.

Entlastung Mail-Server/Datensicherung vereinfachen

Erhöht die Leistung eines bestehenden Mail-Servers und gibt Speicherkapazitäten durch die Auslagerung historischer E-Mails frei. Reduziert die E-Mail-Speicher-Kosten dauerhaft, durch regelbasiertes Löschen von nicht benötigten E-Mails. Datensicherungen werden mit UMA drastisch vereinfacht.

Einfache Active Directory-Integration

Eine einfache Integration in Active Directory und LDAP-Verzeichnisdienste ist mit UMA möglich. Auch das schnelle Anlegen von lokalen Usern wird unterstützt.

Einfache Installation und Bedienung

UMA kann in nur 30 Minuten in Betrieb genommen werden und hat eine intuitive Web-Oberfläche zur einfachen Administration mit gängigen Internet-Browsern. Das integrierte Dashboard zeigt Ihnen immer den aktuellen Systemzustand.

E-Mail Wiederherstellung, Restore und Export

Ermöglichen Sie Anwendern, verlorene oder vorsätzliche gelöschte E-Mails per Drag and Drop selbst wiederherzustellen. Verkürzen der Restore-Zeit und den Export via IMAP oder EML-Format.

E-Mail Kontrolle statt dezentral gespeicherte E-Mails

Vermeiden Sie in Zukunft die Probleme von dezentral gespeicherten E-Mails, wie PST-Dateien.

DyUDe (Dynamic User Detection) von Postfächern

Das Anlegen der einzelnen Postfächer erfolgt in UMA dynamisch und automatisch im laufenden Betrieb.

 

Automatisches Dokumenten-Management

Die meisten Büro-Mitarbeiter verbringen täglich ein bis zwei Stunden damit, E-Mails und deren Anhänge zu lesen, zu organisieren, Informationen in alten E-Mails zu suchen und zu bearbeiten. UMA stellt Anwendern eine intuitive Oberfläche zur Verfügung, die es erlaubt, beliebige Dokumente in einfacher Form zu suchen und effektiv zu finden, z. B. mit:

  • Volltextsuche
  • Zeitstrahl zur Daten-Eingrenzung
  • Vorschaubilder für Dokumente
  • Kategorien und vieles mehr

Dies ermöglicht das schnelle Eingrenzen einer gesuchten Information. Das intelligente DMS-System von UMA sorgt im Hintergrund dafür, dass die Daten automatisch für den Anwender aufbereitet werden:

  • Automatische Erstellung von Vorschaubildern
  • Automatische Indexierung
  • OCR in Bilder
  • Sortierung, Kategorisierung und Klassifizierung

E-Mail-Wiederherstellung und -Backup für Anwender

Anwender können mit UMA verlorene E-Mails per Drag and Drop selbst wiederherstellen und haben so ein einfaches sowie sicheres Backup für ihre eigenen Datenbestände:

  • Einfaches Desaster Recovery
  • Wiederherstellung von E-Mails per One-Click
  • Sichere Verfügbarkeit von Dokumenten
  • Abschaffung von unsicheren PST-Dateien

Direkte Dokumente-Ablage im UMA DMS

Sie können lokale Dokumente auch direkt im Dokumenten-Managementsystem von UMA über das Web-Interface ablegen.

Automatische Ablage nach Archivierungszeiträumen

Regelbasierte Speicherung von wichtigen E-Mail-Korrespondenzen und angehängten Dokumenten wie Angebote, Rechnungen, medizinische Unterlagen etc. Automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen für Behörden, Unternehmen, Kliniken, Kanzleien und allen weiteren Organisationsformen. Zusätzliche Anbringung von täglich aktuellen qualifizierten Zeitstempeln sorgt für manipulationsfreie und gerichtsfeste Archivierung.

 

Securepoint UMA verwendet für die Langzeit-Archivierung qualifizierte Zeitstempel, die täglich jeder UMA automatisch von einem deutschen, akkreditierten Trustcenter zur Verfügung gestellt werden. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn viele andere Archivierungslösungen verwenden diese nicht. Wenn in das UMA-Archiv signierte und nicht signierte E-Mails und Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind. Mit diesen Zeitstempeln können somit alle E-Mails und Dokumente automatisch revisionssicher versehen und archiviert werden.

UMA Zeitstempel

Die Verwendung eines qualifizierten Zeitstempels auch für ursprünglich unsignierte E-Mails und Dokumente führt zwar nicht dazu, dass für dieses Dokument die Beweisregelung des § 371a ZPO greift. Es führt aber im Beweisverfahren (z. B. Gerichtsverfahren etc.) zu faktischen Vorteilen, da der Zeitraum möglicher Veränderungen nachvollziehbar und transparent eingegrenzt werden kann. Dies ist besonders wichtig, wenn es zu rechtlichen Auseinandersetzung kommt, denn Sie sind damit in der Lage nachzuweisen, dass Ihre Dokumente nicht manipuliert worden sind. Der qualifizierte Zeitstempel gewährleistet damit den Nachweis der Integrität der E-Mail oder des Dokuments.

Rechtliches zum E-Mail Archiv

E-Mail Archivierung erfordert gesetzlich unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiten - sechs, zehn, 30 Jahre oder sogar ewig. Die Bedeutung der E-Mail Archivierung geht damit schon lange über die Entlastung Ihres Mail-Servers hinaus. Das Securepoint Unified Mail Archive (UMA) bietet eine sehr kostengünstige und effiziente Möglichkeit zur permanenten Archivierung der E-Mails, die Ihr Mail-Server empfängt und versendet. Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard. Die automatische Anbringung von qualifizierten Zeitstempeln zum Schutz vor Manipulation von E-Mails und Dokumenten sorgt für eine sichere, nachweisbare Archivierung.

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht und Zeiten

E-Mails zu schreiben ist leicht, schnell und günstig. So können z. B. Rechnungen, Angebote, Geschäftsbriefe, Dokumente etc. sehr viel besser verschickt werden als per konventioneller Post. Die Ablösung des klassischen, schriftlichen Postversands ist durch den E-Mail Verkehr inzwischen zu fast 75% erreicht worden. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für E-Mails und Dokumente sind deshalb besonders wichtig geworden. Hierbei sind vorgeschriebene Zeiträume für die Aufbewahrung und die weiteren gesetzlichen Vorgaben für den Rechtsfall zu beachten.

Aufbewahrungspflichten für Mails